Datenschutzerklärung

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Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir erheben und wie wir sie verwenden. Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Mitarbeitenden etc.) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

  1. 1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Falls Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit personenbezogenen Daten haben, richten Sie Ihr Anliegen bitte an:

Wir sind bemüht, Ihre Anfragen innerhalb von 20 Tagen ab Erhalt zu beantworten.

  1. 2. Erhebung und Bearbeitung der personenbezogenen Daten

Wir erheben und bearbeiten grundsätzlich nur jene Personendaten von Ihnen, die für die Erfüllung der Aufgaben, für die Sie uns mandatieren, benötigt werden. In erster Linie bearbeiten wir die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartner von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb weiteren Anwendungen (z.B. DeepBox) von deren Nutzer erheben. Welche Personendaten wir bearbeiten, ist abhängig von Ihrer Beziehung zu uns und vom Zweck, für den wir diese bearbeiten. Dabei kann es sich unter Umständen auch um besonders schützenswerte Personendaten handeln.

  1. 3. Kategorien von Personendaten

Bei den Personendaten unserer Kunden handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

  • Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, sonstige Kontaktinformationen)
  • Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass / ID-Nummer, AHV-Nummer, familiäre Verhältnisse, etc.)
  • Risikobewertungsdaten (z.B. Handelsregisterdaten, spezialisierte Datenbanken, Daten aus dem Internet)
  • Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen, Investments oder Beteiligungen)
  • Mandatsdaten, je nach Auftrag z.B. Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Mitarbeiterdaten (z.B. Lohn, Sozialversicherungen), Buchhaltungsdaten, etc.
  • Alle weiteren, auf Sie bezogenen Informationen, welche Sie uns zur Verfügung stellen
  • Unter diesen Personendaten können sich auch besonders schützenswerte Personendaten befinden, wie bspw. Daten zur Gesundheit, zu religiösen Ansichten oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe, insbesondere, wenn wir Leistungen im Bereich Lohnverarbeitung oder Buchhaltung erbringen.

Wir entnehmen auch die Daten aus den öffentlich zugänglichen Quellen, soweit dies erlaubt ist oder erhalten solche von Behörden oder sonstigen Dritten. Neben den Daten, die Sie uns direkt geben, umfassen die die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten, Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie. Bei der Erbringung der Leistungen für unsere Kunden, kann es vorkommen, dass wir auch Personendaten bearbeiten, die wir nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben haben oder Personendaten von Drittpersonen. Es handelt sich bei diesen Drittpersonen in der Regel um Mitarbeitende, Kontaktpersonen, Familienmitglieder oder Personen, die aus anderen Gründen mit den Kunden oder den betroffenen Personen in einer Beziehung stehen. Diese Personendaten benötigen wir, um Aufträge und Mandatsverträge mit unseren Kunden zu erfüllen. Wir erhalten diese Personendaten von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt werden. Drittpersonen, deren Informationen wir zu diesem Zweck bearbeiten, werden von unseren Kunden darüber informiert, dass wir ihre Daten bearbeiten. Unsere Kunden können dafür auf diese Datenschutzerklärung verweisen.

  1. 4. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Personendaten bearbeiten wir insbesondere für die nachfolgend beschriebenen Zwecke:

  • Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (z.B. Beratung, Treuhand)
  • Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z.B. wenn wir unsere Pflichten als Revisionsstelle wahrnehmen oder verpflichtet sind, Informationen offen zu legen)
  • Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. für administrative Zwecke, um unsere Qualität zu verbessern, die Sicherheit zu gewährleisten, Risikomanagement zu betreiben, unsere Rechte durchzusetzen, uns gegen Ansprüche zu verteidigen oder um mögliche Interessenkonflikte zu prüfen)
  • Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites, Apps und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind
  • Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medienanfragen)
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung)
  • Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen
  • Kauf und Verkauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen und damit verbunden die Übertragung von Personendaten

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. via Telefon, E-Mail, Microsoft Teams, Zoom usw.) oder wir Sie kontaktieren, bearbeiten wir die dafür notwendigen Personendaten. Wir bearbeiten diese Personendaten ebenfalls, wenn Sie uns besuchen. Diese werden von uns für eine gewisse Zeit aufbewahrt, um unsere Infrastruktur und unsere Informationen zu schützen.

Die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen können rechtlich wie folgt begründet sein:

  • Auftrag / Mandatsvertrag: Personenbezogene Daten können von uns verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung unserer Auftrags-/Vertragspflichten erforderlich ist.
  • Einwilligung: Personenbezogene Daten können von uns bearbeitet werden, wenn Sie zum Zeitpunkt der Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten der Verarbeitung freiwillig zugestimmt haben.
  • Berechtigte Interessen: Personenbezogene Daten können von uns verarbeitet werden, wenn dies unserem berechtigten Interesse dient und wir die Verarbeitung vorab für angemessen, sinnvoll und ausgewogen befunden haben. Zu diesen Interessen gehören u.a. die Bereitstellung von Dienstleistungen und Produkten, Marketing sowie Personalbeschaffung.
  • Gesetzliche Pflichten und öffentliche Interessen: Personenbezogene Daten können von uns verarbeitet werden, wenn dies der Erfüllung von gesetzlichen Pflichten oder Verpflichtungen bzw. Mandaten von öffentlichem Interesse dient.

 

 

  1. 5. Wer Ihre personenbezogenen Daten zur Verarbeitung erhält und wie diese übermittelt werden

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Leistung notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet sind oder wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten haben. Wir werden Personendaten ebenfalls an Dritte weitergeben, wenn Sie uns dazu ihre Einwilligung erteilt oder dazu aufgefordert haben.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Personendaten standardmässig verschlüsselt übermittelt werden. Sofern nicht explizit mit dem Kunden anders vereinbart, werden Buchhaltungsdaten, Lohnadministrationsdaten, Lohnabrechnungen und -ausweise unverschlüsselt übermittelt.

Folgende Kategorien von Empfänger können Personendaten von uns erhalten:

  • Zweigniederlassungen
  • Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen)
  • Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, schliessen wir Verträge, die diese verpflichten, den Datenschutz zu gewährleisten. Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz. Gewisse Personendaten können auch in die USA (z.B. Google Analytics-Daten) oder in Ausnahmefällen in andere Länder weltweit übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in andere Länder, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (z.B. im Falle von Google) oder anderer geeigneter Instrumente.

  1. 6. Datenerfassung auf unserer Website

Ihre Daten werden erfasst, wenn Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, welche Sie über ein Kontaktformular übermitteln, bei einer Bestellung oder einer Anmeldung zu einem Anlass. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten.

  1. 7. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke).

  1. 8. Sicherheit Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen und Kontrollen.

 

 

  1. Ihre Rechte als betroffene Person

Wenn wir personenbezogene Daten über Sie verarbeitet, verfügen Sie über die unten aufgelisteten Rechte.

  • Auskunft: Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, sowie gegebenenfalls auf genauere Informationen zur Nutzung Ihrer Daten.
  • Berichtigung: Sie haben das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten durch uns, wenn Sie der Meinung sind, dass diese falschen oder unvollständigen Informationen über Sie enthalten.
  • Löschung: Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, wenn Sie Ihre Einwilligung zu deren Verarbeitung widerrufen oder wenn wir die Daten nicht mehr für den ursprünglichen Zweck ihrer Nutzung benötigen und nicht zu deren Aufbewahrung verpflichtet
    sind.
  • Verarbeitungseinschränkungen: Sie haben das Recht auf vorübergehende Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten anzweifeln oder die Nutzung der Daten beschränken möchten, anstatt diese löschen zu lassen.
  • Datenübertragbarkeit: Unter Umständen haben Sie Anspruch auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle. Sofern technisch möglich, übermitteln wir diese personenbezogenen Daten elektronisch an Sie.
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sie haben das Recht auf Widerruf Ihrer zuvor erteilten Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem oder mehreren bestimmten Zwecken. Dies berührt nicht die Rechtmässigkeit von Verarbeitungsprozessen, die vor dem Widerruf stattgefunden haben. Im Falle eines Widerrufs können wir Ihnen bestimmte Dienstleistungen oder Produkte möglicherweise nicht mehr bereitstellen, worauf wir hinweisen werden.
  1. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.